Factura proforma vs presupuesto: diferencias

Ni el presupuesto ni la factura proforma tienen valor fiscal — ninguno de los dos es una factura, ni genera obligación de declarar IVA. Pero no son intercambiables: cada uno responde a un momento distinto de la relación con el cliente, y usar el que no toca puede generar confusión o, en el peor de los casos, problemas con un banco o con la aduana.

El presupuesto: antes de que haya acuerdo

Es una oferta comercial. Se envía cuando todavía no hay ningún compromiso por parte del cliente — sirve para que decida si quiere seguir adelante, comparar precios con otros proveedores, o negociar condiciones. Tiene una validez limitada (habitualmente entre 15 y 30 días) porque los precios o la disponibilidad pueden cambiar.

La factura proforma: cuando ya hay algo más avanzado

Se emite en una fase posterior, cuando la operación ya está prácticamente decidida pero todavía no se ha entregado el producto o servicio ni se ha emitido la factura definitiva. Sus usos más habituales son pedir un anticipo antes de empezar un trabajo, presentar un documento formal ante un banco (para un aval o una carta de crédito), o cumplir el trámite de aduana en operaciones de importación y exportación, donde suele ser prácticamente obligatoria.

Las diferencias, de un vistazo

Lo que ambas tienen en común

Ninguna de las dos debe llevar la numeración correlativa de las facturas reales, ni debe usarse como justificante fiscal ante Hacienda. Ambas deberían dejar bien visible que se trata de un documento sin valor fiscal, precisamente para que no se confundan con la factura definitiva cuando esta se emita.

Un consejo

Si tu duda es solo si el cliente va a aceptar el precio, usa un presupuesto. Si el cliente ya ha dicho que sí y lo que necesitas es formalizar un anticipo o cumplir un trámite (banco, aduana), usa una proforma. Mezclar ambos conceptos en un único documento suele generar más confusión que ahorro de tiempo.

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