Emitir la factura no es un trámite que puedas dejar para cuando te venga bien. El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) fija un plazo concreto, y varía según si tu cliente es un particular o una empresa/profesional.
Si tu cliente es un particular
La factura debe expedirse en el momento de realizarse la operación — es decir, cuando entregas el bien o prestas el servicio, no días después.
Si tu cliente es una empresa o profesional
Aquí tienes más margen: la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA (normalmente, cuando entregas el bien o completas el servicio). Por ejemplo, si prestas un servicio el 3 de marzo, tienes hasta el 15 de abril para emitir la factura.
Esta misma regla se aplica a las facturas recapitulativas (las que agrupan varias operaciones del mismo cliente en un periodo).
Entregas intracomunitarias de bienes
Para entregas de bienes con destino a otro país de la UE, el plazo es también antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se inicia la expedición o el transporte de los bienes.
¿Y si me paso del plazo?
Emitir una factura fuera de plazo es una infracción tributaria, aunque en la práctica las sanciones por este motivo concreto suelen ser moderadas si no hay perjuicio económico para Hacienda. El riesgo mayor no es tanto la sanción como la confusión que genera para declarar correctamente el IVA del periodo que corresponde.
Un matiz importante: la obligación de facturar no depende del cobro
Uno de los errores más habituales es esperar a que el cliente pague para emitir la factura. La obligación de facturar nace con la operación (devengo), no con el cobro — puedes facturar y no haber cobrado todavía, y de hecho es lo correcto.
¿Y cuánto tiempo hay que conservarlas?
Las facturas emitidas y recibidas deben conservarse durante 4 años, el plazo general de prescripción de la Ley General Tributaria, por si Hacienda las solicita en una comprobación.
Herramienta gratuita
Genera tu factura correctamente
Crea tu factura con IVA y retención calculados al momento, lista para descargar en PDF.Un consejo
No dejes acumular facturas pendientes de emitir a final de trimestre — además del riesgo de incumplir el plazo, es la forma más fácil de que se te olvide alguna operación a la hora de declarar el IVA. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, contacta con nosotros.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que emitir una factura a un particular?
En el momento de realizarse la operación, cuando entregas el bien o prestas el servicio.
¿Cuánto plazo hay para facturar a una empresa o profesional?
Antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA.
¿La obligación de facturar depende de si me han pagado?
No, la obligación de facturar no depende del cobro efectivo de la operación.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas emitidas?
El plazo general de conservación es de varios años, coincidiendo con los plazos de prescripción fiscal aplicables.