El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas desde 2019, y cada vez más se gestiona mediante apps móviles en vez de un reloj físico. El problema aparece cuando esa app tiene que instalarse en el móvil personal del trabajador, no en un dispositivo de la empresa — ahí entran en juego límites que muchas empresas pasan por alto.
La empresa no puede obligarte a usar tu móvil personal sin alternativa
Si el sistema de fichaje recoge datos —especialmente si incluye geolocalización—, obligarte a instalarlo en tu teléfono privado sin ofrecerte una alternativa (dispositivo corporativo, tablet compartida, acceso web, tarjeta o PIN) es un punto conflictivo desde el punto de vista de la protección de datos y puede generar fricciones laborales evitables.
Qué datos puede recoger la app
El sistema debe limitarse a lo estrictamente necesario para el registro horario: hora de entrada y salida, y en su caso, ubicación solo durante la jornada laboral y en el momento del fichaje — no un rastreo continuo mientras la app está instalada.
Fuera del horario laboral, la empresa no debe saber dónde estás
Un sistema de fichaje bien diseñado evita cualquier captación de ubicación cuando no estás trabajando o no estás realizando la acción concreta de fichar. Si la app sigue registrando tu posición en tus horas libres, eso ya no es control horario — es una vigilancia que excede la finalidad legítima y que la AEPD ha sancionado en varios casos.
La política interna debe ser clara y concreta
No basta con una cláusula genérica del tipo "la empresa podrá utilizar sistemas de control". La información que te den debe explicar con claridad qué datos se recogen, con qué finalidad, durante cuánto tiempo se conservan y cómo puedes ejercer tus derechos.
¿Cuánto tiempo puede conservar mis datos de fichaje?
Para el registro de jornada, la normativa exige conservar los registros durante 4 años. Eso no significa que la empresa pueda guardar tu ubicación indefinidamente — solo los datos estrictamente necesarios de entrada y salida, con las mismas garantías que cualquier otro dato personal.
¿Y si mi empresa ya me exige usar mi móvil sin alternativa?
Puedes plantearlo directamente con la empresa, o con tus representantes legales si los hay. Si la situación no se resuelve, es un asunto que puede trasladarse a la Inspección de Trabajo o a la Agencia Española de Protección de Datos, dependiendo de si el problema es más de índole laboral o de tratamiento de datos.
Herramienta gratuita
Genera hojas de registro horario en papel
Si prefieres un sistema en papel para tu empresa, genera hojas mensuales listas para firmar.Un consejo
Si eres empresa y vas a implantar un sistema de fichaje por app, ofrece siempre una alternativa que no dependa del dispositivo personal del trabajador, y documenta bien la información que les facilitas antes de ponerlo en marcha — es la forma más sencilla de evitar tanto conflictos laborales como una sanción de la AEPD. Contacta con nosotros si quieres que lo revisemos.
Preguntas frecuentes
¿Puede la empresa obligarme a usar mi móvil personal para fichar?
No sin ofrecerte una alternativa (dispositivo corporativo, tablet compartida...), sobre todo si el sistema recoge geolocalización.
¿Puede la app de fichaje registrar mi ubicación fuera del horario laboral?
No, debe limitarse a la ubicación durante la jornada laboral y en el momento del fichaje, sin captar tu posición fuera de esos momentos.
¿Cuánto tiempo puede conservar la empresa mis datos de fichaje?
4 años para el registro de jornada, según la normativa — pero solo los datos estrictamente necesarios, no tu ubicación indefinidamente.
¿Basta una cláusula genérica para informarme del sistema de fichaje?
No, la información debe explicar con claridad qué datos se recogen, con qué finalidad y durante cuánto tiempo.