Requisitos legales de una factura (y qué pasa si te falta alguno)

Emitir una factura parece sencillo, pero el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) establece una lista concreta de datos obligatorios. Si falta alguno, la factura puede no ser válida a efectos fiscales — tanto para ti como para quien la recibe, que podría tener problemas para deducirse el gasto o el IVA.

Los datos que no pueden faltar

• Número y, en su caso, serie. Deben ser correlativos dentro de cada serie, sin saltos ni huecos.
• Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha en que se realizó la operación.
• Nombre y apellidos o razón social, tanto del emisor como del destinatario.
• NIF de ambas partes.
• Domicilio de emisor y destinatario.
• Descripción de la operación: qué se ha vendido o qué servicio se ha prestado, con el detalle suficiente para determinar la base imponible.
• Tipo impositivo de IVA aplicado (y, si hay varios tipos en la misma factura, desglosados por separado).
• Cuota de IVA repercutida, que puede incluirse en el precio si se indica expresamente.
• Importe total de la operación.

Casos especiales que hay que reflejar

Si la operación está exenta de IVA, hay que indicar el precepto legal que ampara la exención (por ejemplo, un artículo concreto de la Ley 37/1992). Si se aplica la retención de IRPF (típico en facturas de profesionales), también debe figurar el porcentaje y el importe retenido. Y si se trata de una factura rectificativa, tiene que quedar identificada como tal y referenciar la factura que corrige.

¿Qué pasa si falta un dato obligatorio?

Una factura incompleta puede acarrear varias consecuencias: que Hacienda no admita la deducción del gasto o del IVA soportado a quien la recibe, que en una inspección se considere que no hay factura válida (lo que puede derivar en sanción), y en general, dificultades para justificar la operación si alguna vez hay una comprobación.

¿Y las facturas simplificadas?

Para operaciones de poco importe (hasta 400€, con IVA incluido, o hasta 3.000€ en determinados supuestos como ventas al por menor) se puede emitir una factura simplificada, con menos requisitos: no hace falta el NIF ni el domicilio del destinatario, aunque si el cliente lo pide para deducirse el gasto, hay que incluir esos datos igualmente.

Guarda una copia siempre

Tanto si emites como si recibes facturas, la ley obliga a conservarlas durante el plazo de prescripción fiscal (con carácter general, 4 años desde que termina el plazo de presentación del impuesto al que afectan). Guardarlas ordenadas te ahorra muchos disgustos si algún día te llega una comprobación.