"¿De verdad tengo que fichar aunque tenga un puesto de confianza y horario flexible?" Es una de las preguntas más repetidas por empresarios desde que el registro de jornada se hizo obligatorio. La respuesta corta es sí, con muy pocas excepciones.
¿Desde cuándo es obligatorio?
Desde 2019, con el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para exigir a todas las empresas, sea cual sea su tamaño o sector, un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, incluyendo la hora de inicio y la hora de finalización.
¿Qué tiene que registrarse exactamente?
El horario concreto de entrada y salida de cada jornada, de forma que se pueda comprobar el cumplimiento de los horarios pactados y, sobre todo, detectar si se están realizando horas extraordinarias no reflejadas ni abonadas. El registro debe conservarse durante 4 años, y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
¿Qué sistema tengo que usar?
La normativa actual (vigente desde 2019) no impone un sistema concreto: puede ser una aplicación específica, una hoja de fichaje, un sistema de tarjeta, o incluso un registro manual, siempre que sea fiable, objetivo y accesible. Lo que sí es obligatorio es que exista un registro real y verificable — no basta con estimar las horas trabajadas de memoria.
¿Y el teletrabajo?
La obligación de registrar la jornada se extiende también a quienes teletrabajan, con las mismas exigencias que en el trabajo presencial — el hecho de trabajar desde casa no exime de esta obligación ni la relaja.
Relacionado
El registro protege también tus horas extra
Si haces horas extra, el registro de jornada es tu prueba principal para reclamarlas si no te las pagan.Una reforma en camino: el registro exclusivamente digital
A fecha de esta publicación, el Ministerio de Trabajo está tramitando una reforma para que el registro de jornada sea exclusivamente digital, con acceso en tiempo real e interoperable para la Inspección de Trabajo, con el objetivo declarado de combatir mejor las horas extra no remuneradas. Esta reforma todavía no ha entrado en vigor: se encuentra en fase de tramitación, con ajustes técnicos pendientes tras el dictamen del Consejo de Estado, y sin fecha de aprobación confirmada. Mientras tanto, sigue siendo válida la normativa de 2019, que no exige un formato exclusivamente digital.
Dado que la dirección del cambio parece clara (hacia la digitalización y la interoperabilidad con Inspección), tiene sentido ir valorando sistemas digitales de registro aunque todavía no sea obligatorio, para no tener que improvisar una migración con prisas cuando la reforma finalmente se apruebe.
¿Qué pasa si no se registra la jornada?
No llevar el registro, o llevarlo de forma incompleta o poco fiable, constituye una infracción laboral sancionable. Además, en caso de conflicto sobre horas trabajadas o extra no pagadas, la falta de registro juega en contra de la empresa: la carga de la prueba tiende a recaer sobre quien estaba obligado a llevarlo y no lo hizo.
Un consejo si aún no tienes un sistema fiable
No hace falta un sistema caro ni complejo para cumplir con la norma actual — lo importante es que sea consistente, se use realmente cada día, y quede constancia verificable de las horas. Si tienes dudas sobre qué sistema encaja mejor con tu empresa, contáctanos y lo revisamos juntos.